Имея чёткое представление о приоритетности тех или иных задач, вы сможете по мере необходимости менять сроки их выполнения, зная, какие первоочередные задачи нужно решить в первую очередь, а какие можно отложить или поручить кому-то другому. Напротив, вам придётся часто просматривать свои задачи и при необходимости менять приоритеты. Если новые задачи более приоритетны, чем старые, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам планировать работу и менять приоритеты по мере необходимости. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре.

Как Использовать Метод Помидора Для Повышения Продуктивности Команды

По мере обеспечения чёткого представления информации вам также придётся заниматься организацией. На этапе организации осуществляется перенос различных элементов в соответствующие проекты посредством инструмента управления работой. При этом можно воспринимать проекты, как виртуальные папки, в которых хранится важная сопутствующая информация. Организуя и перемещая дела в соответствующие проекты, вы преобразуете их из заметок в конкретные практические задачи. Для обеспечения чёткого представления информации добавьте соответствующий приоритет по каждой позиции. Наступление различных событий, изменение сроков и смена приоритетов просто неизбежны.

Аллен предлагает организовать свои документы по системе, названной «43 папки». Двенадцать папок используются по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка используется для каждого дня из следующих 31 дней. Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день. А дела должны быть зафиксированы в списках следующих действий, а не в календаре.

На этом этапе вы преобразуете https://deveducation.com/ собранную информацию в конкретные задачи, заметки со всеми сведениями и полноценный контекст. Этапы, обозначенные как «Чёткое представление» и «Организация», идут рука об руку, ведь по мере того, как вы обеспечиваете чёткое представление информации, вы также организуете работу в соответствующем проекте. Прежде чем организовывать работу, сначала необходимо зафиксировать её где-то, чтобы не держать в голове.

Следующие Действия

Каких-либо строгих правил или инструкций относительно того, что и когда нужно делать, не существует. Если вам нужны такие правила, то в сочетании с методом GTD можно использовать какие-нибудь другие методы управления временем, например метод помидора. Asana — это система управления работой, позволяющая организовывать задачи так, чтобы каждый участник вашего коллектива знал, что и как делать и почему это важно.

Программное обеспечение Аллен назвал полезным и важным компонентом для осуществления GTD. Оно включает цифровое структурирование (digital outlining), мозговой штурм и приложения для управления проектами. Даже единственный листок бумаги, если он нужен для справочной информации, должен получить свою собственную папку, если имеющиеся папки для него не подходят. Аллен предлагает одномерную, организованную в алфавитном порядке, систему хранения документов для того, чтобы быстро и просто восстанавливать необходимую информацию. Метод приведения дел в порядок — это простой и гибкий метод, позволяющий снизить нагрузку на мозг и выполнять работу более эффективно. Хотя этот метод требует постоянного приложения усилий, со временем и практикой он станет вашей второй натурой.

Метод GTD — это стратегия управления временем, снискавшая популярность благодаря своей простоте и практичности. Даже если вы об этом не догадываетесь, ваш мозг постоянно работает, пусть и в фоновом режиме, перебирая и реорганизовывая предстоящие задачи, чтобы не упустить Ручное тестирование ничего важного. Всякий раз, когда вы добавляете новую задачу, вашему мозгу приходится повторно анализировать всё, что уже есть в списке дел, и менять приоритеты своей работы с учётом этой новой задачи. Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно.

В разделе «Мои задачи» можно создавать дополнительные разделы для организации высокоприоритетной работы, которую необходимо выполнить прямо сегодня, на текущей неделе или в долгосрочной перспективе. Используйте систему, позволяющую легко собирать и фиксировать информацию. Одним из ключевых принципов метода GTD является фиксирование информации сразу после того, как она поступает в мозг.

• В действительности списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны.
• В основе метода GTD или метода приведения дел в порядок лежит утверждение о том, что чем больше информации нам приходится контролировать, тем ниже наша продуктивность и способность сосредотачиваться на главном.
• Организация — это важная часть метода GTD, но выбор конкретной организационной системы зависит только от вас.
• Ведь любая задача, информация или напоминание (или, как это называет сам Аллен, «разное») попадает прямо во «Входящие».

Если на действие требуется менее чем две-пять минут, это должно быть немедленно сделано. Двухминутное правило обусловлено тем примерным временем, которое нужно, чтобы формально отложить действие. Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков. Если вы не знаете, с чего начать, проанализируйте четыре аспекта этапа исполнения, прежде чем приступить к работе. GTD — это аббревиатура от Getting Things Done (букв. — «приведение дел в порядок»), которая впервые была сформулирована Дэйвидом Алленом в 2001 году.

Продолжать Придерживаться Старого Образа Жизни И Взглядов И Надеяться, Что Система Будет Сама Работать

Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, всё закончится тем, что Вы будете делать простые задачи и избегать трудных. В конце этапов обеспечения чёткого представления и организации ваш раздел «Входящие» должен оказаться пустым. Все элементы должны быть перенесены в соответствующие проекты или в рабочий документ, чтобы при следующем входе в раздел «Входящие» вы видели только новые задачи. GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей.

Они помогут вам организовать и систематизировать предстоящую работу с помощью такого внешнего инструмента, как Asana, и вам больше не придётся постоянно держать в голове информацию о стоящих перед вами задачах. Затем, когда вся работа будет организована по методу GTD, можно будет смело приступать к её выполнению. Это главный принцип так называемого метода приведения дел в порядок (GTD). Освобождая мозг от задач и перенося их в инструмент для ведения списков дел, вы получаете больше возможностей для выполнения важной работы. Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения.

Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить. Чтобы не хранить всю информацию о проекте в голове, можно применить метод GTD с пятиэтапной системой фиксирования и организации дел во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой. Ваш мозг не создан для хранения большого количества организованной информации, а вот инструменты управления работой предназначены именно для этого. Преобразование этой информации в практические задачи позволяет настроиться на gtd система долгосрочный успех.

Все дела сохраняются во «Входящих» как непрочитанные, чтобы можно было вернуться к ним позже. Однако они отвлекают умственные ресурсы и по сути своей непродуктивны. Для решения этой проблемы можно преобразовывать все дела в конкретные практические задачи и сразу переносить их в свои проекты.